優先選擇聽什麼？ 陳宥亘 FrANKC

前言

多數人往往擁有許多資源而不知！你是否常常為了找一個電話號碼、地址、傳真、電子信箱或是一張文件翻箱倒櫃，花費許多時間尋找或是打電話詢問？

何謂PKM個人知識管理？

每天帶一本行事曆與通訊錄，卻疲於在與電腦資料的資料謄寫同步之間，你是否為了忘了帶行事曆或是所需要的資料、或是為了收電子信件或是傳真、甚至是電話留言奔波於客戶、公司與家裡之間而徒勞往返，而事後花費許多時間聯絡？

你是否看到許多公司在寄送大量信件時還在使用人工書寫標籤，搞得同事們人仰馬翻、還在使用人工寄送大量傳真？為了召開一個大型的對外活動或是一個內部會議而指派一個人負責溝通協調，浪費一整天打電話時間通知提醒？

網站看很多，卻往往在需要某些資料的關鍵時刻無法即時找到？你是否發現你每個月一直在重複作一些文書工作而缺乏效率？

或是明明知道有更好的更有系統與效率的工作方式，卻受限每天的繁重例行工作，壓得喘不過氣來，只好用土法煉鋼勞力密集的方式來解決眼前的問題？

工作沒有效率的四大因素

分析工作沒有效率大致可以歸類為下列四個因素：

第一點 首先是相關資源沒有整合、
第二點 只能定點工作缺乏行動工作能力
第三點 不懂得使用科技工具來溝通與工作
第四點 重複性工作沒有累積性而缺乏效率。

簡單說便是企業或是知識工作者研究如何提昇工作效率的方法。筆者將知識管理應用於個人工作應用上，便整理出專業人員個人知識管理(PKM, Personal Knowledge Management)。因此所謂PKM個人知識管理，是一種新的個人知識整理的方法，透過有效的知識管理，協助上班族知識工作者整合隨手可得各種資源，在資訊工具的協助下，讓原本簡單的資料，變成具備更多價值的資訊或是知識的過程。

PKM的五連環

為了解決知識工作者工作的需要，個人知識管理大致可以歸類為下列六大領域：

（1）個人人脈資源庫管理 （2）個人行動通訊管理 （3）個人文件知識庫管理
（4）個人時間管理 （5）個人網路資源管理

PKM 所需的工具

PKM基本精神是整合現有的資源，善用各種舉手可得的主流軟硬體工具，除非十分必要，我們會以善用現有主流軟體與數位工具為主。如此作的目的一則是合乎經濟原則，二則是避免未來不必要的系統整合與升級的困惱。

因此在未來的專欄裡筆者會將陸續介紹利用如何現有常用的軟體，例如：微軟Office WORD、EXCEL、ACCESS、POWERPOINT 、OUTLOOK與ICQ與數位工具：例如手機、筆記型電腦、PDA等各種常見之個人數位工具，來有效的建立個人資源資料庫、文件管理知識庫情報網、行動工作管理、通訊動員管理、時間管理與網路資源管理等PKM子系統，進而應用各種數位行銷通路，快速建立個人數位公關與電子報行銷系統。